Políticas de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE PRIVACIDAD - MASSY MOTORS BOGOTA S.A.S

A. Presentación

MASSY MOTORS BOGOTA S.A.S (“MASSY MOTORS BOGOTA”), sociedad domiciliada en la Calle 145 No. 84 30, teléfono (1) 6767200, (+57 300 912 1016) es respetuoso de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, sus empleados y proveedores interesados y/o relacionados con los servicios ofrecidos (los Titulares). En la presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”) se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga junto con el conocimiento de la presente Política.

El presente texto se ha creado por MASSY MOTORS BOGOTA como parte de los procesos adoptados para dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), al Decreto 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, entre otros aplicables y relacionados.

En esta Política encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales MASSY MOTORS BOGOTA realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como Titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

A. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como responsable de los datos.
• Política de Tratamiento o Política: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
• Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiera un producto o servicio de la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
• responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como responsable, en principio, las Compañía.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía.

• Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
• Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del responsable, trate datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

B. responsable del tratamiento de la información.

El responsable del tratamiento de la información es MASSY MOTORS BOGOTA, sociedad comercial, identificada con NIT. 901.568.733-7, ubicada en Bogotá D.C, en la calle 145 No. 84 30 y teléfono (1) 6767200. El tratamiento de los datos personales se realiza de manera legítima dentro de los parámetros legales aplicables y sin llevar a cabo alguna actividad que pueda afectar los derechos de los Titulares como tampoco la calidad de los datos personales.

C. Finalidad del tratamiento de datos personales.

MASSY MOTORS BOGOTA procede con la recolección y tratamiento de ciertos Datos Personales para cumplir con finalidades ligadas al objeto social y negocios de la Compañía. Los Datos Personales recolectados son aquellos estrictamente necesarios para cumplir con dichas finalidades, las cuales son.

1. EMPLEADOS.

MASSY MOTORS BOGOTA procede con el tratamiento de datos personales de sus empleados para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del responsable, reporte a autoridades, seguimiento desempeño empleado, cumplimiento de obligaciones laborales, en mayor detalle las finalidades del tratamiento corresponden a:

• Gestión del personal, pago de obligaciones contractuales y ejecución del contrato de empleo.
• Reporte a autoridades judiciales y/o administrativas de acuerdo con requerimientos impartidos.
• Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
• Registro de la información de los empleados en la base de datos de empresa para fines de circulación en las instalaciones y uso de herramientas tecnológicas.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción.

• Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros Encargados, de acuerdo con lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros. El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.

• Transferencia de Datos Personales dentro y fuera de Colombia para mantener la continuidad del negocio y objeto social de MASSY MOTORS BOGOTA, así como también en el evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el empleado y MASSY MOTORS BOGOTA.
• Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por el empleado haya sido otorgada a favor de la compañía todo lo anterior guarda relación con el cumplimiento de obligaciones a cargo de MASSY MOTORS BOGOTA como empleador en pro del bienestar, continuidad del empleado y correcta ejecución del vínculo laboral. Igualmente guarda relación con el desarrollo del objeto social de la empresa.

2. PROVEEDORES Y CLIENTES.

MASSY MOTORS BOGOTA procede con el tratamiento de datos personales de sus proveedores y clientes para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del responsable, reporte a autoridades, la obtención de un registro de quienes prestan servicios y venden productos para los pagos y procesos tributarios. En mayor detalle las finalidades del tratamiento corresponden a:

• Gestión de cobros y pagos, de facturación y del cumplimiento del contrato suscrito con MASSY MOTORS BOGOTA.
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
• Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente en cuanto guarda relación intrínseca con la relación comercial existente.
• Registro de la información de los clientes y proveedores en la base de datos de MASSY MOTORS BOGOTA, en lo que corresponda.
• Contacto para el envío de información relacionada con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción.
• Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros Encargados, de acuerdo con lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros. El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.
• Transferencia de Datos Personales dentro y fuera de Colombia para mantener la continuidad del negocio y objeto social de MASSY MOTORS BOGOTA, así como también

• evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el proveedor/cliente y MASSY MOTORS BOGOTA.
• Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por proveedor/cliente haya sido otorgada a favor de la Compañía Le informamos igualmente que, en su calidad de proveedor y/o cliente sus datos personales son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad de comerciante, por lo cual los mismos responden a ser de naturaleza pública, no siendo requerida su autorización previa, expresa e informada. En cualquier caso, aun siendo de naturaleza pública, usted tiene derecho a ser informado del propósito del tratamiento y está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como titular de datos personales. Si usted nos proporciona Datos Personales, sea como empleado, proveedor y/o cliente, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de MASSY MOTORS BOGOTA salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, o (v) según sea requerido o permitido por la ley. En casos donde sea necesaria la subcontratación con terceros para el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros. Cuando medie autorización para tal efecto, MASSY MOTORS BOGOTA remitirá la información financiera y crediticia a Operadores de Información y/o Agencias de Información Comercial, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.

MASSY MOTORS BOGOTA remitirá la información a las autoridades gubernamentales o judiciales que repose en sus bases de datos, cuando medie un acto administrativo o una providencia judicial que así lo disponga.

D. Principios para el tratamiento de datos personales.

MASSY MOTORS BOGOTA, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

E. Autorización para el tratamiento de datos personales.

Previa a la recolección de cualquier dato personal no sensible, MASSY MOTORS BOGOTA contará con la autorización de tratamiento de datos personales de que trata el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. La referida autorización puede ser obtenida por escrito o por medios electrónicos, en donde el Titular de la información autoriza a MASSY MOTORS BOGOTA a dar tratamiento a sus datos personales de conformidad con lo previsto en el presente documento.

Sin perjuicio de lo anterior, MASSY MOTORS BOGOTA también recolectará y tratará los datos personales que sean requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones legales y judiciales, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

F. Conservación de la información.

La información que repose en archivos electrónicos y físicos se ubicará únicamente en los computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas para tratar los datos personales dentro de la organización.

G. Derechos del Titular de la información.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del Titular de la información objeto de tratamiento de MASSY MOTORS BOGOTA son los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MASSY MOTORS BOGOTA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada MASSY MOTORS BOGOTA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

1. Ser informado por MASSY MOTORS BOGOTA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al Decreto 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.

1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento, de acuerdo con lo establecido en el literal c del numeral 2 del artículo 12 del presente documento.

H. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular.

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

MASSY MOTORS BOGOTA S.A.S

Calle 145 No. 84 30, Bogotá D.C, Colombia

Teléfono (1) 6767200

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Protección de Datos Personales: José Marcelo González Ramírez (contactenos.kia@massygroup.com). Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer. Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a MASSY MOTORS BOGOTA atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la empresa como receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

I. Modificación de esta Política.

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente mediante los datos de contacto MASSY MOTORS BOGOTA, y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

J. Vigencia.

El presente documento entrará en vigor a partir del mes de marzo de 2025, para lo cual se dará conocer a los Titulares de la información mediante difusión por el correo electrónico institucional y página web de MASSY MOTORS BOGOTA. https://bogota.massymotorskia.com/